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Certificar y asesorar la destrucción de documentos de las grandes empresas

22 marzo, 2023

Uno de los procesos más complejos que se llevan cabo, son aquellos que involucran la destrucción de documentos, habida consideración que el mismo guarda estrecha relación con el mantenimiento de la confidencialidad de los clientes y el resguardo de la reputación que la empresa en mención pueda tener.

La importancia de contar con profesionales en el proceso de destrucción de documentos

Muchas empresas optan por contratar otras que se encarguen de la destrucción de documentos, realizando previamente una investigación de las mismas, para ver si estas se encuentran acorde a las normativas vigentes.

Sin embargo, mucho más allá del papeleo, se vuelve una necesidad el buscar si una empresa cumple realmente con el protocolo debido para llevar a cabo la destrucción de documentos de forma correcta, legal y con resultados satisfactorios.

Y es que una de las fases que toda empresa debe cumplir es la entrega de un certificado a la empresa contratante, donde acredite que el proceso de destrucción se hizo conforme a derecho y sin faltar a las leyes vigentes. Si quieres saber más al respecto, vamos a contemplar lo que nos indica el Abogado Zaragoza, en las siguientes líneas.

¿En qué consiste el certificado de destrucción de documentos?

Este consiste en un documento con rango legal, que otorga la empresa encargada de la destrucción de documentos a la empresa contratante, donde da fe de que todos los archivos y demás papeles fueron desechados de forma correcta, sin quedar dato o información alguna relevante a la vista, para ser utilizados como reciclaje.

¿Qué debe comprender el certificado de documentos?

Para que el certificado sea efectivo, es decir, que demuestre que el proceso de destrucción de documentos se desarrolló acorde a las normativas legales, se necesita que el mismo comprenda:

• Los documentos certificados debe expresar claramente que todo el material entregado por la empresa fue totalmente destruido, para ello, por lo general, se lleva a cabo una revisión exhaustiva por parte del personal, que constata la destrucción de todo.
• Se debe señalar en el certificado, de forma expresa, el proceso que se empleó para la destrucción de los documentos. Es decir, debe indicarse si los documentos fueron puestos en la bandeja de la maquina triturado, o si por el contrario, estos fueron quemados y posteriormente calcinados.
• Hacer expresa mención del material que fue destruido. Para ello, es necesario que la empresa contratante entregue un archivo previo donde señale la cantidad aproximada de documentos a destruir y del material con el cual están compuestos. Esto se indica, porque en ocasiones se procede a la destrucción de hojas, como también de cartones. Incluso dentro de estos, pueden existir ciertos trozos de plástico, debiendo todos estos, ser previamente
• La consignación del certificado viene con un número único, el cual acredita que cada proceso de destrucción de documentos es auténtico y se mantiene con arreglo a una auditoria.
• Manifestación expresa donde se señale el proceso que ejecuto la empresa para la destrucción de documentos. De este modo, se puede señalar que la empresa cuenta con las medidas de seguridad debidas, donde se indique también las etapas que fueron cumplidas, todo esto, para garantizar que la empresa cumplió con las normativas de ley, pero que también, se realizó efectivamente todo lo indicado en el contrato de servicios.
• La empresa contratada una vez que se firma el contrato de servicios acepta una condición única, y es que realizará el proceso de destrucción de documentos, como es debido. Es decir, la empresa asegura que podrá ejecutar plenamente todo lo necesario para que los documentos sean realmente destruidos.

Pero más allá de eso, esta empresa deberá asumir la responsabilidad de asumir los riesgos y las implicaciones que puedan surgir de un mal manejo de los archivos. Siendo esto así, es de considerar que, la empresa se debe a sí misma, el cuidado de su reputación, ya que, protegiéndose así, puede asegurarse la cartera de clientes y la obtención de nuevos, sabiéndose que trabaja de forma metódica, garantizando así el resguardo pleno de los datos confidenciales que serán desechados, asegurando que estos no serán empleado para fines indebidos.

• En el certificado, se debe de señalar expresamente donde se realizó el proceso de destrucción, como también debe señalarse la hora en la que se recogieron los documentos, la hora en la que se empezó la destrucción y la hora en la que termino la misma.
• Es necesario indicar, el procedimiento que se va a llevar a cabo para verificar la metodología que se empleará para el reciclaje del papel. En efecto, no es cuestión, de solamente asumir que el proceso finalizo como es debido, sino que también debe indicarse lo que se tiene que hacer cuando se trate de estos documentos, para que así la empresa pueda tener la certeza de que todo quedará salvaguardado.

Cabe considerar que el certificado de destrucción de documentos es obligatorio y debe conferirse a todas aquellas empresas que manejen datos personales. Siendo necesario con ello, mantener resguardado al cliente y la propia fama de la empresa, al producirse la eliminación efectiva de estos.

Por otra parte, cabe reseñar que solo puede realizarse la destrucción de documentos cuando la empresa en cuestión ha hecho expresa señalización de esto. En todo caso, cuando la empresa asume este proceso, debe realizarlo bajo estrictas normas de confidencialidad.

Esto implica, que la empresa encargada de la destrucción no se inmiscuye en la lectura de los documentos, ni en su traslado de un lado a otro, que no implique aquellos espacios indispensables para que se concrete la destrucción.

De este modo, cabe considerar que una empresa que realiza sus labores de forma idónea procede con mucha prudencia a la destrucción de los documentos y para ello requiere, de la disposición de estos en un envase, donde serán resguardados hasta llegar a la máquina trituradora o espacio de incineración.

El certificado es un documento legal, por lo que, si desconoces bien como emitirlo, puedes consultar con un abogado de tu confianza, sobre el contenido del mismo y las normativas acordes a las cuales debe expedirse.

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