Cómo funciona la destrucción de documentos de empresa

20 marzo, 2023

Cuando se tiene una empresa de saber que existe material e información que resulta muchas veces confidencial, en especial cuando te dedicas a la prestación de servicios, es por ello, que en ocasiones resulta indispensable recurrir al proceso de destrucción documentos, cuando las labores han sido completadas, si quieres saber más sobre ello, entonces no dejes de leernos.

¿En qué consiste el proceso de destrucción de documentos?

Muchas personas pueden parecer sorprendidas ante esta frase, desconociendo que se trata de un proceso bastante común entre las empresas. Y decimos entre, porque este lo lleva a cabo otra corporación.

En sí, el proceso de destrucción de documentos implica que los papeles, archivos contentivos de información son sometidos a un procedimiento destrucción quedando reducidos a un simple polvo, o a partículas pequeñas que posteriormente serán desechadas. El propósito de esto, es eliminar por completo:

  • La información del cliente, Es decir, todos los datos que este ha conferido una vez que ha comprado el producto, o bien, toda aquella información que el mismo ha entregado cuando ha contratado el servicio.
  • La información referente a procesos inherentes de la empresa, es decir, cuando la misma corporación desarrolla trabajos de forma exclusiva, o lleva a cabo el patentado de productos y no desea se conozca sus secretos, elimina todo archivo que pueda indicarlo.

Este procedimiento, en muchos países cuenta con un aval o una ley que los protege, es decir, que los convierte en necesario. Estos resultan de exigencia inmediata., cuando la empresa se encarga de manejar datos personales en exceso, para la prestación del mencionado servicio.

Al día de hoy, los datos personales cuentan con un extenso  cuerpo legal que los protege, con el fin de evitar que las empresas se apropien de los mismos para un uso indebido, como por ejemplo, el envío de email sin el permiso de los dueños de las cuentas de correo.

Es por ello, que muchas empresas que cuentan con información impresa, optan por su destrucción para prevenir sanciones, evitando así que cualquier empleado inescrupuloso se apropie de los mismos.

Beneficios de eliminar los documentos

Anteriormente indicamos que este proceso de destrucción de documentos se lleva a cabo para evitar sanciones legales, por violación a la privacidad. Pero además de mantener a la empresa a derecho con las medidas jurídicas, debe considerarse que el mismo proporciona para esta, los siguientes beneficios:

  • Libera espacio, sin duda alguna, la primera ventaja reside en que la empresa puede desperdiciar toda la papelería innecesaria que los datos ocupan, llegando a constituir promontorios de papeles.
  • La empresa se vería obligada a trabajar constantemente en la actualización de datos de sus clientes fieles. Y es que muchas veces la información termina por quedar obsoleta, ya que no hay necesidad de conversar sobre la misma, por otra parte, considera que las estrategias de marketing deben siempre realizarse sobre clientes fidelizados y cuyo perfil se encuentre actualizado. En sí, la destrucción de papel, motivaría a la empresa a continuar esforzándose.
  • Pérdida de datos, un error común es que las empresas almacenan los datos con la intención de conservarlos, pero dada la cantidad que manejan terminan por extraviarlos, haciendo que estos caigan en manos inescrupulosas. Por esta razón, resulta mejor la destrucción y evitar así cualquier fuga de información.

Formas de destruir los documentos de una empresa

A continuación vamos a describirte los métodos más comunes que son empleados por los outsourcing para destruir los documentos:

  • Incineración, considerado por muchos la metodología efectiva, tomando en cuenta que el papel quedará reducido completamente a cenizas. Por otra parte, cabe reseñar que este método, además es inefable, ya que no hay forma de recomponer lo perdido.

Sin embargo, es un proceso que amerita de mayor dedicación o cuidado, tomando en cuenta, que debe realizarse bajo las medidas de seguridad debidas que permiten que el fuego pueda ser controlado, evitando mayores contratiempos a toda costa.

  • Trituradora, esta es un maquina especial, que se encarga de destruir toda clase de papel, de hecho, algunas cuentan con mecanismos mucho más intrincados que facilitan la eliminación de ciertos elementos contentivos de información como los cd.
  • Contratar una empresa: algunos prefieren no manejar el asunto por sí mismos, por lo que recurren a un tercero que se encargue de realizar el trabajo de destrucción de documentos, acorde a los procesos anteriormente señalados.

¿Cómo puede llevarse a cabo el proceso de destrucción de documentos?

Muchos suelen tener dudas sobre cómo se lleva a cabo el proceso de destrucción, pero a continuación vamos a describirte las formas de desarrollarlo:

En el sitio

Este consiste en que la empresa contratada se traslada hasta el lugar, donde entregará a cada departamento un envase o bolsa donde deberán incorporar la documentación a desechar,

Esto deberá ser cerrado con un precinto, hasta llegar al lugar interno de la misma empresa donde será dispuesta la máquina trituradora. Una vez se cuente con todas las documentaciones, el personal de la empresa se dispondrá a eliminar la información y a depositarla en bolsas negras con su debido precinto para su posterior desecho.

Todo esto se corresponde con un proceso de logística, para evitar que la documentación se pierda en el traslado de un departamento a otro, por ello, es indispensable el uso del precinto.

Fuera del lugar

En contraposición, cuando la destrucción de documentos se realiza fuera del lugar, es necesario llevar a cabo, un proceso semejante al anterior para la recolección de la información.

Sin embargo, debe considerarse que para la quema o trituración de documentos, deberá estar presente un empleado comisionado de la empresa que contrato los servicios de destrucción, para que este sea testigo y constante que todo fue eliminado.

Algunos optan por llevar esto a cabo, porque les parece que el proceso se ejerce con mayor discrecionalidad. Mientras que otros, optan por ser más resguardados y disponer del proceso en su propia empresa y estar así seguros de que todo en lo absoluto a quedado eliminado, para evitar así fuga de datos y las posibles consecuencias legales que ello pueda ocasionarles.

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