Gestión documental, como hacer un proyecto

Cuando se comienza a hacer un proyecto de gestión documental, se dice que se está llevando a cabo un proyecto de implantación. Para poder hacerlo de la forma correcta y en el menor tiempo posible, se va a tener que conocer algunos de los datos de la empresa que os vamos a explicar a continuación

  • Se debe conocer el tipo de documentos que la empresa maneja y además los diferentes niveles de jerarquía que existen dentro de ella.
  • Qué nivel de digitalización se quiere lograr por medio de la gestión documental en la empresa.
  • Qué tipo de tecnología se va a usar o si se requiere reconocimiento de voz o de texto automático.
  • Se debe identificar cuál es el volumen de documentos con el que cuenta la empresa y cómo se manejan. También se debe conocer como son usados esos documentos por cada una de las personas de la entidad.

Para poder llevar a cabo una correcta gestión documental, se debe contar con una pequeña idea de cómo se maneja la empresa para que se puedan ordenar los documentos por orden de preferencia o uso según se requiera.  Este pequeño estudio, se llama “estudio de necesidades” y no ve solo las necesidades que se tienen en ese momento en la empresa, sino las que se pueden tener a futuro, lo que hace que sea  muy recomendable contar con un equipo de profesionales en gestión documental. Se tiene en cuenta que el volumen pueda aumentar potencialmente y se adecua con ese fin.

Herramientas gestión documental

Cuando se ha completado el estudio de las necesidades que tiene la empresa, se pasa al producto que se va a necesitar.  Este será el que se convierta en el soporte de toda la gestión documental.  Con base en el sistema que se elija se determina como se va a estructurar todo el proceso.  Una vez que se tiene este paso, se puede poner en práctica todo el proceso, tal como nos comentan desde la empresa de gestión documental docshare.es En la mayoría de los casos, el sistema para la gestión documental  es muy fácil de usar, pero si no se cuenta con un buen programa o un buen soporte técnico de profesionales detrás de la gestión documental está puede acabar siendo un auténtico caos.

gestion-documental

Ventajas de una buena gestión de documentos

  • Un completo control. Por medio de la gestión documental se puede tener acceso a un sistema completo de organización que le da a la empresa un acceso muy rápido a toda la documentación necesaria  para que la actividad del negocio sea rápida y constante.
  • Otra de las cosas que hace que la gestión documental sea una gran idea para tu empresa es la facilidad con la que se pueden compartir la información y la posibilidad de reducir los casos de duplicidad o extravió de documentos.

El hecho de que las personas de la empresa pueda acceder rápidamente a los documentos, hace que se genere una mejor productividad por que no se necesita mantener un constante traslado de documentos.



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